上班族Email指南　职场信件6大地雷快避开

相信广大的上班族们，多少都经历过寄错信、称谓敬语写错，或是寄了3次信却迟迟等不到回信，最后才发现对方根本没收到?等状况，到底什么时候寄Email对方最容易看到？信件开头要怎么写、结尾留下哪些资讯才有礼貌？一起看看有哪些职场Email地雷行为，以及网友们建议。

《Social Lab社群实验室》本次透过《OpView社群口碑资料库》追踪近1年内“职场邮件NG行为”话题的网路声量表现，带您了解网友热议的“职场邮件NG行为”有哪些：

寄信时间不恰当：下班时间、假日别寄信
内容冗长无排版：排版、适时分段，能让内容更清晰易懂
发错信件：收件者、内容是否有对上，送出前要二次确认
用语不正式、不礼貌：颜文字、表情符号都不恰当
写错收件者姓名：确认对方姓名、称谓，是基本尊重
信件主旨不清楚：主旨应点出信件内容重点

观察近1年内网友针对“职场邮件NG行为”的相关话题讨论，发现寄信时间其实大有学问，例如在假日、下班时间寄送邮件，可能会让收件者感到负担或困扰。对此就有网友表示周末收到工作讯息真的很烦躁，引发许多共鸣不喜欢私人时间处理公事、下班看到讯息会很难放松、可以回：已收到，星期一处理等。

另外，也有网友指出上午10点及下午3点是邮件的黄金发送时段，这时工作者的效率通常较高，邮件被阅读的机率也大幅提升；而到了下午5点后，很多人开始准备下班，查收邮件的效率较低，想要传达的讯息就很容易被忽略或搁置。

此外，在工作时若不慎发送错误信件，可能会导致相当尴尬的局面，轻则有损个人的专业形象，重者甚至会使得企业机密资料外泄。有民众就在讨论区请益工作时误发邮件怎么办，吸引热心网友解答：“在Outlook中只要收件者还没开启邮件，就有机会能在寄件备份将邮件收回、Gmail的邮件在发送后，画面左下方会出现取消传送的选项”，可以自行设置5到30秒的撤销时限，超出时间后便无法收回讯息。

如果信件寄出后真的无法顺利撤回，建议可先检视邮件存在的问题，究竟是发送给错误的收件者、内文或附件有误，还是仅仅是拼写错误等，再根据错处采取相应的措施，再次发送更正后的内容与道歉邮件。

另外，在电子邮件的交流潜规则中，正确书写收件者的姓名格外重要，也是维持良好职场关系的关键，一旦出现写错或未标明姓名的情况，就可能会让对方感到不受尊重，留下不礼貌、不真诚的印象。

即有网友表示不喜欢遇到没有写清楚名字、想商业合作的邮件，直言广发信感觉很没诚意、打错名字真的有够没礼貌、对广发信观感不好，觉得应该也不缺我合作啦等。同时，称谓也是邮件礼节的重点，可以根据与收件者的关系、职务级别，以及熟络程度来选择适当的称呼，增强邮件的礼貌性与亲和力。

你还知道哪些职场信件的NG行为呢？如果想要避免发送错误讯息，最重要的就是在发送前认真检查信件内容，确保邮件具有清晰的主旨，并且正确的放上附件档案，收件者、CC（副本）与BCC（密件副本）人数确认无误等，最后也别忘了在结尾处添加署名与签名档，留下联系方式促进沟通效率，让邮件在职场交流中发挥积极作用，顺利完成工作任务！

（文提供／优活健康网编辑部）